PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración es una
técnica que consiste en la planificación, estrategia y organización de recursos
.En este blog explicaremos dos etapas de la administración que es el control y
la evaluación.
El control es la función
administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. El control es un
elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se
emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
operaciones planificadas.
El control
es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que
puede ser considerada como una de las más importantes para una optima labor
gerencial.
En primer lugar, se debe
llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.
En segundo lugar, deben
existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles
desviaciones de los resultados.
En un tercer lugar, el
control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los
resultados o en las actividades realizadas.
Y en último lugar, a través
del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a
realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.
En conclusión podemos
definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de
los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente,
asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con
los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura
organizacional.
Importancia del Control dentro del Proceso Administrativo
El control se enfoca en
evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para
asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a
cabo.
De aquí puede deducirse la
gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función
que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de
existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
PRINCIPIOS DEL CONTROL
La aplicación racional del control debe
fundamentarse en los siguientes principios:
*EQUILIBRIO
A cada grupo conferido debe
proporcionarse al grado del control correspondiente. De la misma manera que la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta
siendo debidamente ejercida.
*DE LOS OBJETIVOS
Se refiere a que el control
existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, si un
medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control será valido
si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de el, no se evalúa el
logro de los mismos.
La efectividad del control
esta en la relación directa con la precisión de los estándares.
*DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea
eficaz, necesita ser oportuno, es decir , debe aplicarse antes de que se
efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con
anticipación.
*DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o
desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias
para evitarlas en el futuro.
Un control solo deberá
implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el;
de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros
que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su
implantación.
*DE EXCEPCIÓN
El control debe aplicarse,
preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de
reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones
estratégicas requieren de control. Este principio auxilia métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
*DE LA FUNCIÓN CONTROLADA
La función controlador por
ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde
efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Un estándar puede ser
definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con
base en la cual se efectúa el control.
Medir los estándares consiste
en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Este último paso en el
proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas.
Debe descubrirse la
verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de
la diferencia.
LA EVALUACIÓN COMO ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Es un proceso que tiene como
finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido
empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos,
posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas
correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas
presupuestadas. Se aplica antes de, durante, y después, de las actividades
desarrolladas.
El proceso de evaluación y
control garantiza que una empresa logre lo que se propuso llevar a cabo.
Compara el rendimiento con
los resultados deseados y proporciona la retroalimentación necesaria para que
la administración evalúe los resultados y tome medidas correctivas, según se
requiera.
Este proceso es visto como
un modelo de retroalimentación de cinco pasos.
1. Determinar lo que se
medirá: los administradores de alto nivel y los administradores operativos necesitan
especificar los procesos y resultados de implementación que se deben supervisar
y evaluar.
2. Establecer estándares de
rendimiento: los estándares que se usan para medir el rendimiento son expresiones
detalladas de objetivos estratégicos. Son medidas de resultados de rendimiento
aceptables.
3. Medir el rendimiento
real: las mediciones se deben realizar en momentos predeterminados.
4. Comparar el rendimiento
real con el estándar: si los resultados del rendimiento real se encuentran dentro
del margen de tolerancia deseado, el proceso de medición se detiene.
5. Tomar medidas
correctivas: si los resultados reales quedan fuera del margen de tolerancia
deseado, se deben tomar medidas para corregir la desviación.
